Cara Mudah Mailing Excel ke Word

cara mailing excel ke word

Pusing harus mengirimkan data satu per satu? Mungkin sudah saatnya anda menggunakan cara mailing excel ke word. Fitur andalan dari Ms. Word yakni Mail merge akan memberikan kemudahan bagi anda jika ingin mengirimkan file ke banyak orang. Bahkan anda bisa membuat surat undangan rapat, panggilan orang tua siswa hingga undangan pernikahan menggunakan fitur ini.

Buat Data Mailing Excel 

Langkah pertama yang harus anda lakukan yakni membuat data di excel terlebih dahulu. Nah, apa saja yang harus anda isikan? Tentu saja tergantung pada kebutuhan anda. Anda bisa mendaftar terlebih dahulu siapa nama dan alamat mereka. Lalu simpan file tersebut.

Lanjutkan dengan Master Surat di Word

Langkah selanjutnya yang perlu anda lakukan yakni membuat master surat di word. Langkah ini akan lebih mempermudah anda dalam cara mailing excel ke word. Nah, jika anda ingin membuat master surat pastikan anda memperhatikan beberapa hal misalnya jika anda ingin membuat surat undangan resmi maka perhatikan bagian – bagian penting dalam surat misalnya kop surat, kepala surat, teks pembuka dan berbagai bagian penting lain dalam surat.

Setelah anda selesai membuat master surat maka langkah selanjutnya yakni simpan file dan beri nama dengan “Master Surat”. Eits, jangan langsung tutup file tersebut ya. Langsung ikuti langkah berikutnya.

cara mailing excel ke word

Merger Data

Nah, langkah selanjutnya yang perlu anda lakukan yakni dengan menggabungkan data yang berasal dari excel dengan master surat. Nah, langkah ini perlu dilakukan sebagai cara mailing excel ke word. Caranya, anda bisa memilih menu mailings selanjutnya anda bisa memilih penerima surat dan anda bisa memilih opsi use and existing list lalu anda bisa memilih dari data excel yang anda buat. Setelah menemukan data excel anda bisa memilih pilihan open.

Baca Juga:  Cara Melihat Spesifikasi Laptop Windows 10, Intip Yuk Cara Mudahnya

Nantinya akan ada sheet yang berisi data surat yang sudah anda buat, lalu anda hanya perlu mencentang first row of data contains column headers dan selanjutnya tinggal pilih OK. Data word yang sudah berisi “Kepada Yth” dan “Di (alamat)” kemudian bisa anda atur mailing dengan menempatkan kursor tepat di bawah “di” atau untuk mengisi alamat.  Pada menu mailings anda bisa pilih insert merge field dan isi dengan alamat.

Jika anda ingin melihat hasilnya anda bisa pilih mailings lalu selanjutnya cek dengan preview results maka data akan langsung tersinkronisasi otomatis. Selanjutnya, anda bisa pilih next record atau previous record untuk beralih ke data yang lain.

Save!

Setelah selesai mengatur data alamat, maka selanjutnya anda bisa menyimpan data tersebut atau bisa juga langsung mencetaknya. Cara menyimpan data mail merge yakni anda bisa memilih menu mailings lalu pilih finish & merge kemudian pilih edit individual documents. Setelah itu akan ada pilihan All untuk menyimpan semua dokumen yang anda buat, current record untuk menyimpan dokumen pada halaman yang aktif saja, from  dan to  yang digunakan untuk menyimpan dokumen dengan range tertentu misalnya dari nomor berapa hingga nomor berapa. Setelah itu anda tinggal memilih OK  dan dokumen akan tersimpan otomatis.

Print!

Setelah disimpan, maka anda juga bisa mencetak dokumen. Caranya juga cukup mudah, anda hanya perlu pilih mailings lalu finish & merge dan print documents sesuaikan dengan kebutuhan. Sangat mudah bukan cara mailing excel ke word?